Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die SmallBiz Guide GmbH, Nachtigallenweg 17, 65779 Kelkheim, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Königstein unter HRB 11926, vertreten durch den Geschäftsführer Robert Hoffmann. Datenschutzanfragen richtest du bitte an info@smallbizguide.de.

Wir sind nicht verpflichtet, eine:n Datenschutzbeauftragte:n zu bestellen (§ 38 Abs. 1 BDSG); Anfragen werden von der Geschäftsführung beantwortet.

• E-Mail-Adresse — für die passwortlose Anmeldung (Magic-Link) und den Versand von dir angeforderter Benachrichtigungen (Alert-Digest).
• Profil- & Einstellungsdaten — Sprache und Standardmarkt, zur Personalisierung der Oberfläche.
• Alert-Regeln & -Ereignisse, gespeicherte Ansichten — von dir angelegte Inhalte, um dir passende Benachrichtigungen zu liefern.
• Newsletter („PayLens Radar“) — E-Mail-Adresse und gewählte Sprache, wenn du dich für den kostenlosen Newsletter einträgst. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren: Versendet wird erst nach Bestätigung über den zugesandten Link; Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung werden protokolliert. Jede Ausgabe enthält einen Abmeldelink (ein Klick, ohne Konto).
• Kontaktanfragen: Name, Firma (optional), E-Mail-Adresse und deine Nachricht, wenn du das Kontaktformular nutzt; zur Bearbeitung deiner Anfrage. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abgeschlossen ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Zugangsanfragen: Name, E-Mail-Adresse, Firma (optional), deine Nachricht (optional) und die Sprache, wenn du über „Zugang anfragen“ Zugang zum Dashboard anfragst; um über die Anfrage zu entscheiden. Die Administrator:innen erhalten die Anfrage per E-Mail, du bekommst eine Eingangsbestätigung, die keine deiner Angaben wiederholt. Zur Anfrage gespeichert werden außerdem ihr Status (offen, freigegeben oder abgelehnt), wann und von wem entschieden wurde und eine interne Notiz zur Entscheidung.
• Bot-Schutz der Formulare: Auf den Formularen für Kontakt, Zugangsanfrage und Newsletter prüft Cloudflare Turnstile, ob die Anfrage von einem Menschen stammt (Abschnitt 4).
• Nutzungsdaten: Seitenaufrufe, Klicks, Suchanfragen und Sitzungsaufzeichnungen im angemeldeten Bereich sowie eine anonyme Aufrufstatistik der öffentlichen Seiten; um zu sehen, welche Bereiche gebraucht werden (Abschnitt 7).
• Technische Server- und Zugriffslogs — zur Bereitstellung, Sicherheit und Fehleranalyse.

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Bereitstellung der von dir angeforderten Dienste, Anmeldung, Benachrichtigungen; bei Zugangsanfragen Maßnahmen vor Vertragsschluss auf deine Anfrage), Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung: Newsletter; jederzeit widerruflich über den Abmeldelink) sowie lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit und Betrieb, insbesondere an Server-Logfiles und am Schutz der Formulare vor Bots und Missbrauch, und an der Nutzungsanalyse nach Abschnitt 7).

Wir haben mit den nachfolgenden Dienstleistern Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen:

• Supabase Inc. — Authentifizierung, Anwendungsdatenbank und verschlüsselter Datei-Speicher. Sitz: San Francisco, USA · Verarbeitung in der EU-Region Frankfurt · SCCs + EU-US Data Privacy Framework.
• Resend Inc.: Versand der Transaktions-E-Mails (Anmeldung, Digest, Zugangsanfragen); die E-Mail-Adresse wird zum Versand übermittelt. Sitz: San Francisco, USA · SCCs + EU-US Data Privacy Framework.
• PostHog Inc.: Nutzungsanalyse (Abschnitt 7). Sitz: San Francisco, USA · Verarbeitung in der EU-Region Frankfurt · SCCs.
• Google Ireland Ltd. — Hosting der Anwendung (Firebase App Hosting), Server-Logs. Sitz: Dublin, Irland · Verarbeitung in der EU.
• Cloudflare, Inc.: Bot-Schutz der Formulare für Kontakt, Zugangsanfrage und Newsletter (Cloudflare Turnstile). Beim Laden und Absenden eines dieser Formulare werden deine IP-Adresse und technische Merkmale deines Browsers und Geräts an Cloudflare übermittelt, um automatisierte Anfragen zu erkennen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz der Formulare vor Spam und Missbrauch). Sitz: San Francisco, USA · Verarbeitung im weltweiten Netz von Cloudflare · EU-US Data Privacy Framework + SCCs.

Supabase Inc. und Resend Inc. haben ihren Hauptsitz in den USA. Beide Unternehmen sind nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, das die Europäische Kommission mit Angemessenheitsbeschluss vom 10. Juli 2023 anerkannt hat; ergänzend wurden Standardvertragsklauseln (Modul 2) abgeschlossen. PostHog Inc. hat ihren Sitz ebenfalls in den USA; die Nutzungsanalyse läuft in der EU-Cloud in Frankfurt, und für einen etwaigen Support-Zugriff aus den USA gelten Standardvertragsklauseln. Die Verarbeitung selbst erfolgt in der EU (Supabase-Region Frankfurt, PostHog-Region Frankfurt). Cloudflare, Inc. hat ihren Sitz ebenfalls in den USA und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend gelten Standardvertragsklauseln. Turnstile läuft im weltweiten Netz von Cloudflare, die Daten der Bot-Prüfung können daher auch außerhalb der EU verarbeitet werden. Darüber hinaus findet keine Übermittlung in Drittländer statt.

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies (Anmelde-Session, Sprach-Präferenz). Hierfür ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich. Keine Werbe- oder Analyse-Cookies; wie die Nutzungsanalyse ohne sie auskommt, steht in Abschnitt 7.

Um zu erkennen, welche Bereiche von PayLens genutzt werden und wo Nutzer:innen hängen bleiben, setzen wir PostHog ein (PostHog Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA), betrieben in der EU-Cloud in Frankfurt; die Daten verlassen die EU nicht.

Öffentliche Seiten: Seitenaufrufe, Klicks, Gerätetyp, Browser und Herkunftsseite werden ohne Cookies und ohne Speicherung auf deinem Gerät erfasst. Besucher:innen werden über einen täglich wechselnden, serverseitig gebildeten Hash-Wert aus IP-Adresse und Browserkennung gezählt; die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert, ein Wiedererkennen über den Tag hinaus ist nicht möglich.

Angemeldeter Bereich: Seitenaufrufe, Klicks, Suchanfragen und die Nutzung einzelner Funktionen werden deinem Konto zugeordnet (Nutzer-ID, E-Mail-Adresse), damit wir Funktionen gezielt verbessern und bei Bedarf nachfragen können. Außerdem zeichnen wir Sitzungen auf (Bewegungen und Klicks in der Oberfläche); Formulareingaben werden dabei maskiert. Eine Kennung wird im localStorage deines Browsers abgelegt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Weiterentwicklung des Produkts). Du kannst der Nutzungsanalyse jederzeit widersprechen: im angemeldeten Bereich unter Einstellungen › Konto › Nutzungsanalyse (gilt für den jeweiligen Browser) oder formlos an info@smallbizguide.de. Mit PostHog besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Ereignisdaten und Sitzungsaufzeichnungen werden nach Ablauf der bei PostHog eingestellten Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht und nicht länger aufbewahrt, als es für die Auswertung erforderlich ist.

Profil-, Einstellungs- und Alert-Daten speichern wir, solange dein Konto besteht bzw. solange es für die genannten Zwecke erforderlich ist; danach werden sie gelöscht oder anonymisiert. Newsletter-Daten speichern wir bis zum Widerruf (Abmeldung); den Nachweis der Einwilligung bewahren wir im gesetzlich erforderlichen Umfang auf. Zugangsanfragen bleiben nach der Entscheidung gespeichert, damit eine erneute Anfrage derselben Adresse zugeordnet werden kann, bis du ihre Löschung verlangst (Abschnitt 9). Technische Server-Logfiles werden nach maximal 14 Tagen automatisch gelöscht.

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie auf Widerruf einer erteilten Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Anfragen genügen formlos an info@smallbizguide.de.

Ferner hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 31 63, 65021 Wiesbaden.